26 maart 2015 Paul Engel

Bij een andere blik hoort een ander geluid

Ik heb in de afgelopen drie maanden een aantal opmerkelijke geluiden gehoord. Verandert er iets in onze blik op organisaties?

Overheid

Een vriend van mij is directeur bij een grote overheidsorganisatie. Hij vertelde mij dat hij in het afgelopen jaar een bijzondere wens heeft weten te realiseren. Hij heeft een groot aantal afdelingen weten op te heffen. Niet omwille van een bezuinigingsoperatie maar omwille van de effectiviteit. “Als ik naar onze organisatie kijk dan zie ik eigenlijk maar twee zaken: werk en mensen. Wat essentieel is, is dat die twee optimaal op elkaar afgestemd worden. Het werk vraagt om kennis en kunde en dat is wat mensen in huis hebben. En wie kunnen die match beter maken dan die mensen zelf?” 350 ambtenaren werken nu alsof zij ZZP-er zijn. Zonder de verkokering van afdelingen of de bemoeienis van management. Elke week wordt er een overzicht gepubliceerd van lopende projecten en programma’s. Medewerkers bepalen zelf waar zij hun bijdrage leveren. Ze weten waar ze goed in zijn en kennen hun eigen agenda. Derhalve bepalen ze zelf waar hun capaciteiten het best tot zijn recht komen. Natuurlijk zijn er Mast Diemerparkkanttekeningen te plaatsten bij dit concept. Niet elke medewerker voelt zich thuis in deze ‘structuurloze’ structuur. Je moet een zeker zelf-organiserend vermogen bezitten en verantwoordelijkheid willen dragen. “Sommigen vragen zich af wie nu hun leidinggevende is, degene die hen vertelt wat ze moeten doen. Dat zijn ze nu zelf. Dat is wennen.” Er blijft altijd een zekere mate van coördinatie en afstemming nodig. Deze wordt verzorgd door projectleiders en programmamanagers, en een klein team van coördinatoren. Maar het idee blijft eenvoudig: geef mensen de ruimte om het beste van zichzelf te geven in relatie tot de opgaves waar de organisatie voor staat.

Onderwijs

Onlangs moest ik een gastcollege geven op een hogeschool. Daar trof ik toevallig een oud klasgenoot van de middelbare school. Zij vertelde dat ze net van functie was veranderd. Zij heeft een aantal jaren als opleidingsmanager van een groot team docenten gewerkt. Dit was een energievretende baan waarin ze voortdurend gericht was op productie, uren en kosten. Ze was toe aan iets anders en werkt nu als innovatiemanager binnen hetzelfde instituut, een rol waarin zij verantwoordelijk is voor drie zaken: de thema’s waar het onderwijs zich de komende vijf jaar op moet richten; de didactische werkvormen die daar bij aansluiten; en de organisatieinrichting die het onderwijs van de toekomst mogelijk gaat maken. Een boeiende opdracht dus. In deze rol stuurt ze collega’s in projecten aan. “Ik zie nu pas hoe verstikkend ons onderwijssysteem is. Jarenlang had ik klagende en zieke collega’s aan mijn bureau en moest ik leuren om mensen in beweging te krijgen. Nu lopen mensen spontaan met hun ideeën bij mij binnen. Ik kan ze ruimte geven en aanmoedigen om creatief te zijn, om lef te tonen. Wat een verschil. En de output? Het onderwijssysteem is nog niet gekanteld maar we zijn wel in beweging!” Een opmerkelijk geluid, uit een wereld waarin het kernproces (opleveren van gemotiveerde, goed toegeruste studenten) soms op gespannen voet staat met de eisen van de organisatie (sturen op output en beheersen van kosten).

Politiek-bestuurlijk

In het kader van een wijkproject zat ik niet zo lang geleden met enkele bestuurders en ambtenaren van een middelgrote gemeente aan tafel. Het ging over het stimuleren en waarderen van initiatieven ‘van onderaf’. Er werden diverse belemmeringen besproken, zaken waar je tegenaan loopt als je op een andere manier met elkaar samenwerkt. Daarbij kwamen de ‘cycli der dingen’ aan de orde. De systeemwereld van de overheid werkt volgens cycli van jaarplannen, kwartaalrapportages, wettelijke termijnen en periodieke raadsvergaderingen. Deze cycli zijn nodig omdat het gaat over doelstellingen, sturen en verantwoording afleggen. Ze schuren echter met de cycli van het dagelijks leven. Mensen hebben nu last van zwerfafval, willen nu een verbouwing van hun winkelpand realiseren, willen nu dat er gezorgd wordt voor hun zieke moeder. Toen wij het hier over hadden gebeurde er iets opmerkelijks. De wethouder naam het woord, “Ik weet hoe het werkt en ik begrijp waar de dingen vandaan komen maar diep in mijn hart wil ik iets anders. Die planning & controle cyclus, wat levert die ons nou echt op? Veel bureaucratie, energieverlies en frustratie. Het liefst zou ik ze aan de kant zetten. We moeten elkaar weer leren vertrouwen, we moeten ruimte maken voor het experiment en accepteren dat zaken soms misgaan. Leren door doen, dat zou zo mooi zijn.” En zijn collega-bestuurders en de aanwezige ambtenaren sloten zich daarbij aan. Pas later, toen ik er over na dacht, realiseerde ik mij hoe bijzonder deze uitspraak was. Deze politicus had er ook voor kunnen kiezen om afstand te houden of het systeem te rechtvaardigen. Hij deed echter het tegendeel – met getuigen erbij.

Zorg

Het laatste geluid komt uit de zorg. Een wereld die onder druk staat en geregeerd wordt door taakstellingen, bezuinigingen, richtlijnen en procedures. Ik mocht een workshop verzorgen voor de Raad van Bestuur en directies van een grote GGZ instelling. Het thema was vitaal project- en programmamanagement en een aantal van de aanwezigen zaten duidelijk ‘in de weerstand’. Project- en programmamanagement riep associaties op met plannen schrijven, voortgangsrapportages, beheersdrift en een algeheel gevoel Hijkraan blok 20van hardlopen in de branding. Eén van hen nam het woord. “Dit moeten wij niet willen. De wereld waarin wij opereren is soms te complex. Dat je stuurt op voortgang in een bouwproject kan ik me voorstellen maar als je praat over de grote transities in de zorg, dan laten deze ontwikkelingen zich niet plannen. Dan moeten we kort-cyclisch experimenteren en leren door te doen. Wat we nodig hebben is actie-onderzoek. Alleen door met elkaar koers te zetten, ruimte te maken en elkaar te vertrouwen gaan we bereiken wat ons voor ogen staat: een betere zorg voor onze patiënten, binnen een gezond financieel kader, met betrokken professionals die staan voor hun vak.” Niet veel later moesten zij glimlachen. Hun visie sloot aan bij de essentie van mijn eigen pleidooi. Vanuit Van Vieren benaderen wij projecten en programma’s waar mogelijk als creatieproces. Bij veel hedendaagse opgaven kun je niet anders.

Zie jij iets gebeuren? Hoor jij een ander geluid?

Vier verhalen van mensen op sleutelposities in hun organisatie. Verhalen met veel overeenkomsten, perspectieven die zich in korte tijd lieten optekenen. Is het toeval of is het een patroon? Verandert er iets in de manier van waarop wij naar organisaties en organiseren kijken? Als we VPRO’s Tegenlicht mogen geloven dan is het een trend. Steeds meer organisaties zijn op zoek naar het werken van morgen. Wat zie jij in jouw organisatie gebeuren?

VPRO’s Tegenlicht, aflevering 22 maart 2015, via Uitzending Gemist: Het werken van Morgen. De moeite waard om naar te kijken – én om naar te luisteren.