14 juni 2018 Theo Konijn

Gooi kinderen NOOIT met hun badwater weg!

“Het begon met een idee uit het sociaal domein. Daar worden keukentafelgesprekken gevoerd. Een gezin en alle betrokken professionals zitten bij elkaar om een plan te maken. Waarom zou dat bij een ingewikkelde vergunning ook niet kunnen werken?”

Ludo Steenmetser, directeur Stadsontwikkeling van de gemeente Den Haag doet de aftrap van ons gesprek.

Elkaar digitaal in de haren vliegen

Tien jaar geleden was de vergunningprocedure tot op het bot toe LEAN gefileerd en wat overbleef was een efficiënte workflow waarbij betrokken adviseurs vooral digitaal contact met elkaar onderhielden.

Aanvragen kwamen online binnen, afzonderlijke onderdelen van de aanvraag werden digitaal doorgestuurd en de adviezen werden per mail teruggekoppeld. Het werkproces zat zo goed in elkaar dat onderdelen ervan zelfs gecertificeerd werden. Er was alleen één probleem: als het een beetje complex werd dan vlogen collega’s elkaar ook moeiteloos digitaal in de haren.

 

Expeditie Piramides & Pannenkoeken
Van Vieren onderzoekt de weerbare, wendbare en waardegedreven overheid. Dit noemen wij de Expeditie Piramides & Pannenkoeken en opgavegericht werken en zelforganisatie zijn daar voorbeelden van. Wat gebeurt er als je zelforganisatie introduceert in een bestaande organisatie? De gemeente Den Haag gunt ons een kijkje in hun keuken.  Binnen de directie Stedelijke Ontwikkeling (SO) worden vergunningen verleent. Met de nieuwe omgevingswet in het vooruitzicht experimenteert men met zogenaamde Omgevingstafels. Vanaf 2020 moeten gemeentes binnen 8 i.p.v. 26 weken vergunningaanvragen afhandelen. Dit betekent samen, anders en snel werken. De Omgevingstafels staan naast de lijn en lijken uitkomst te bieden. Ingewikkelde vergunningaanvragen worden tijdig afgehandeld en men komt er samen goed uit. Het enthousiasme van de werkvloer stuit op de grenzen van de bestaande structuur. Daardoor dreigt ‘Vernieuwing’ het af te leggen tegen ‘we houden het bij het oude’.

Een briljant alternatief

Langs het idee van de keukentafelgesprekken lanceert men in 2017 een alternatief. Het idee is briljant eenvoudig. Bij complexe projecten komen alle toetsende afdelingen samen aan een tafel om de knelpunten te bespreken. Er ontstaat begrip voor elkaars overwegingen en bereidheid om samen tot oplossingen te komen.

De nieuwe omgevingswet maakt dit soort processen dwars door de organisatie onontkoombaar. Er fungeren nu twee varianten: een omgevingstafel voor de Binckhorst volgens een omgevingsplan-nieuwe-stijl; en een vergunningentafel volgens de reguliere Wabo-procedure voor de rest van de stad.

Wat levert het op?

Na 1 jaar maken we met enkele centrale spelers in Den Haag de balans op: wat hebben de tafels opgeleverd? Best wel wat!

  • Betrokken professionals: meer inzicht in afwegingen van anderen, meer aandacht voor hoe het wel kan en eenheid in het begrenzen als het niet kan.
  • Het apparaat: meer slagkracht in het hanteren van complexe projecten en praten met een mond.
  • De politiek en het bestuur: meer aandacht voor maatschappelijk gevoelige projecten.
  • De samenleving en Den Haag als stad in het bijzonder: meer samenhang en kwalitatief betere plannen.

Missen we dan nog iets? Wat hebben initiatiefnemers en burgers uiteindelijk aan deze mooie ontwikkeling, bijvoorbeeld? Een goeie vraag, erkennen de betrokkenen. Als alles goed verloopt dan krijgen zij direct contact, snellere procedures en inzicht over de volle breedte van gemeentelijke eisen – maar voor nu is het nog net te vroeg om dit hard te kunnen maken.

Imploderen

De grenzen van het systeem komen in zicht, vooral voor de vergunningentafel Stad. Bij de omgevingstafel Binckhorst is de druk vanuit de nieuwe gebiedsontwikkeling groot, maar de toegevoegde waarde van de vergunningentafel Stad wordt beperkt door bestaande kaders. Elke afdeling heeft een andere indeling in specialismen en gebieden. De vaste tafeldeelnemers vertegenwoordigen hun hele afdeling voor alle plannen en vormen dus een extra echelon, je kunt aan tafel geen zakendoen. Het briljante idee van de tafel dreigt daarom te imploderen.

Next level

De volgende stap vraagt om iets anders. Het gaat om een andere manier van werken, gebiedsgericht of zelfs zaakgericht, en als dat nodig is dan moeten de ambtenaren die bij de zaak (i.c. vergunning) betrokken zijn, binnen enkele dagen bij elkaar kunnen komen om een probleem te tackelen. Daar is ondersteuning vanuit het management voor nodig. Leidinggevenden voelen zich nu nog geen eigenaar van het proces, stellen andere prioriteiten of laten het aan hun uitvoerende mensen over om het tussen de bedrijven door zelf te regelen. Zo’n mooi initiatief verdient echter een impuls. Op naar “the next level”!

Maar wat is er nodig om met de vergunningentafel Stad die volgende stap de maken? Met deze vraag verlieten wij onze gesprekspartners, om er na enkele dagen de wijsheid van een buitenstaander op te laten schijnen.

Paul reflecteert vanuit de leunstoel

“Als je met de vergunningstafels zou stoppen omdat je tegen systeemgrenzen aanloopt, dan gooi je echt een briljant kind met het badwater weg. Zonde! Maar hoe breek je door naar ‘the next level’?

Allereerst, het kind heeft een beschermheer nodig dus moet de directie duidelijk van zich moet laten horen. “Beste dames en heren, we gaan ondanks de ingewikkeldheden gewoon door! Vertel mij hoe jullie dat gaan doen en wat wij vanuit de organisatie moeten regelen om dat mogelijk te maken”.

Wat ook nodig is, zijn meer feiten. Iedereen ziet de resultaten en erkent “dat het goed voelt”, maar het werken met de Omgevingstafels is nooit doorgerekend. Kwalitatief betere vergunningen; een hogere klanttevredenheid, tijdswinst en werkplezier; minder escalaties, risico’s en bezwaarschriften. De beslissing om door te gaan met de Omgevingstafels moet gebaseerd zijn op het feitelijke informatie. Uit de business case moet blijken dat doorgaan de beste beslissing is.Allereerst, het kind heeft een beschermheer nodig dus moet de directie duidelijk van zich moet laten horen. “Beste dames en heren, we gaan ondanks de ingewikkeldheden gewoon door! Vertel mij hoe jullie dat gaan doen en wat wij vanuit de organisatie moeten regelen om dat mogelijk te maken”.

Op de derde plaats, voer met elkaar een gesprek over de Bedoeling. Als blijkt dat het tijdig afleveren van integrale adviezen aan een Omgevingstafel écht meerwaarde heeft voor initiatiefnemers en burgers en voor de stad, dan kunnen de Omgevingstafels nooit corvee zijn. Werk aan de winkel zou ik zeggen, want systemen die de Bedoeling niet ondersteunen moet je aanpassen.

Maak de Omgevingstafels super-exclusief. Alleen voor de beste van de beste en met een dikke vette bonus. Hoe zo wil jij niet meedoen met de Omgevingstafels? Je mag helemaal niet meedoen! Richt voor de Omgevingstafels een eliteteam in!

En tot slot, geef zo’n eliteteam de ruimte om de tafels zelforganiserend naar een hoger plan te brengen. Waarom moeten de tafelgesprekken per se op donderdagochtend gehouden worden? En waarom zouden alleen ambtenaren mogen aanschuiven? Bij opgavegericht werken en zelforganisatie gaat het om heldere resultaatafspraken, ruimte om zelf te bepalen over ‘hoe’ en vertrouwen. Ik heb er het volste vertrouwen in dat de betrokken professionals hun doelstellingen SMART kunnen formuleren en dat zij met een beetje ondersteuning, deze doelstellingen zullen realiseren.

Gooi het kind van de omgevingstafels dus niet met dat badwater weg!

Dank

Met dank aan Ludo Steenmetser (directeur Stedelijke Ontwikkeling), Eveline Vos (teammanager Vergunningen en Toezicht) en Hans Wisse (projectleider) voor het openhartige, waardengedreven gesprek, en Erwin Baltus (Programmamanager Realisatie bij Gemeente Amsterdam) voor zijn persoonlijk reflecties vanuit zijn ervaring met opgavegericht werken en zelforganisatie, onder andere bij de gemeente Hollands Kroon.

 

Tagged: , , , ,

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *