Even geleden had ik een opdrachtgever aan de telefoon en in de marge van het gesprek zei
hij: “Eigenlijk vind ik voor de organisatie de coronacrisis een zegen. De noodzaak voor
verandering en verbetering van de organisatie had niet duidelijker kunnen worden.” Een
intrigerende uitspraak die me aan het denken zette.
Interviews met managers
Tijdens ons eigen collegiale overleg vertelde ik dit en al snel bedachten we om een aantal korte interviews te doen bij onze opdrachtgevers. Hoe is dat eigenlijk, sturen in tijden van corona? De managers die we spraken werken in het publieke domein: overheid en non-profit. Zijzelf en hun medewerkers gingen over op thuiswerken vanaf maart 2020.
Dit is de start van een korte serie met onze waarnemingen en afsluitend proberen we weer
te geven wat ons dat leert als organisatieveranderaars.
Verzakelijking
Eigenlijk zeggen alle geïnterviewden dat de organisatie ondanks de coronacrisis is blijven
functioneren. Soms wordt dat zelfs met verbazing geconstateerd, want als iets manifest
werd tijdens de maanden van ‘intelligente lockdown’ is het wel dat organisaties soms
zwakke structuren hebben. Maar ook dat ze in crisistijd blijven draaien op de kracht van de
mensen zelf. Tegelijkertijd geeft iedereen aan dat de organisatie verzakelijkt is. Bijna alle
contacten zijn functioneel. Managers geven aan directiever te zijn, of doen bewust hun best
om dat te voorkomen.
'Aan' of 'uit'
Vergaderingen worden goed voorbereid, beginnen op tijd, mensen luisteren naar elkaar en
laten elkaar uitspreken, zeker als de groep groter is. Al dat beeldbellen maakt wel dat
mensen en bijeenkomsten ‘aan’ of ‘uit’ staan. Er is ook weinig ruimte voor het informele,
hoewel na verloop van de weken iedereen bewuster de tijd nam om ook digitaal informele
tijd in te bouwen.
Managers geven enerzijds aan meer op afstand te staan, maar anderen hebben juist ook meer
een op een contact met medewerkers. De bila’s zijn gebleven en misschien wel intensiever
geworden. Overleggen plannen met mensen van heinde en verre gaat weer veel
gemakkelijker. “Vroeger reisden we ons suf.”
Invloed op prestaties
Dat iedereen vanuit huis werkt maakt dat je zaken niet meer snel even in de marge kunt
regelen. Er is geen marge meer. Ook houtje-touwtje oplossingen die al lang gewoon waren
werken niet meer. Praktische problemen in de organisatie worden heel manifest. De noodzaak om je basis op orde te krijgen wordt ineens door velen gevoeld.
Acht manieren om brieven voor bewoners op de post te krijgen, of geen idee van je budget hebben is ineens teveel van het goede of gewoon super irritant. “In drie maanden tijd hebben we meer bereikt in verbetering van de werkwijze van de organisatie dan we buiten corona zouden hebben gedaan.” En ook worden er in een organisatie in heel korte tijd nieuwe vormen van dienstverlening aan burgers uit de grond gestampt.
Eigenlijk blijken mensen ineens heel wendbaar, flexibel, veranderingsgezind en creatief. Is
dit crisisgedrag, of maakt de crisis juist dat er ruimte voor verandering komt? Een van onze
geïnterviewden vraagt zich af: ‘Zitten we nu in een transformatie of zitten we in een crisis?’
Open en gesloten organisaties
Veel managers geven aan dat ze zich enorm realiseerden dat hun organisatie allerlei trekken
heeft van een familiesysteem. Met een mensgerichte, maar ook wel gesloten cultuur waar je
bij hoort of niet. Nu iedereen thuis zit en vanaf daar zijn werk doet, lijkt het wel alsof dat
geslotene doorbroken wordt. Er is nu meer noodzaak om een aantal dingen in je organisatie
goed te regelen zodat voor ieder helder is hoe de regels van het spel zijn. Het maakt de
organisatie opener. Iemand sprak over een ander en gelijker ‘level playing field’, waar een
andere manager zich juist afvroeg: "Maar hoe houden we de organisatie dan op de langere
duur bij elkaar?"
Sommige medewerkers lijken enorm wel te varen bij dit op afstand werken, niet teveel
emoties, lekker in de doe-stand en de overleggen zijn wat cerebraler en beschouwender.
Andere medewerkers missen juist de wandelgangen en het koffieapparaat; de gezelligheid
van elkaar tegenkomen.
In ons volgende blog richten we ons op het wegvallen van het informele en hoe onze
geïnterviewde managers daar tegenaan kijken.
Dit is deel 1 van een serie over managen op afstand naar aanleiding van de coronacrisis.