De afgelopen drie jaar ben ik vanuit het ministerie van VWS aan de slag geweest als ‘Ontregelaar van de (jeugd)zorg’. Drie jaar lang kijken waar onnodige bureaucratie, verstikkende regels en ingesleten overbodige veiligheidsmaatregelen geschrapt konden worden. Taai werk? Ja zeker! Regels hebben de neiging om heel snel onzichtbaar te worden in het dagelijks werk. Ook als mensen er vreselijk veel last van hebben. Ze afschaffen vergt dan altijd eerst het weer zichtbaar maken van de regels én van de keuzes die tot deze regels geleid hebben.
Zes uur minder rompslomp
Tegelijkertijd was het wellicht ook het meest dankbare werk wat ik in mijn loopbaan gedaan heb. Op de 'Voor de Jeugd dag' van 2021 vertelde Mirla, een jeugdhulpverlener uit Smallingerland, trots voor de camera hoe het schrappen van regels rondom het gezinsplan (het maken en goedgekeurd krijgen van een plan van aanpak aan de start van de zorg rondom een jongere) haar nu zes uur per week scheelt. Zes uur! Dat is toch ongelooflijk? Zes uur tijd die Mirla en haar collega’s jarenlang wekelijks hebben besteed aan administratieve rompslomp. Die we in een paar sessies van anderhalf uur gewoon uitgebannen kregen. Daar word ik zo blij van.
Lagen en lagen van regels
Van drie jaar ontregelen heb ik geleerd dat het schrappen van onnodige regels geen eenmalige actie is. Het is een doorlopend proces. In veranderaar termen: geen probleem (oplosbaar) maar een problematiek (vergt continue aandacht om binnen de perken te houden). Juist door die neiging van regels om ‘onzichtbaar’ te worden, aan onze aandacht te ontglippen. Een regel die eenmaal is ingevoerd, wordt nooit meer bevraagd op het nut dat de regel dient. En zo liggen er in de meeste organisaties lagen en lagen van regels. Ooit om zeer goede redenen ingevoerd en daarna vergeten.
Een tweede les die ik heb geleerd, is dat ontregelen alleen gaat als je het samen doet. Zonder ‘the whole system in the room’ lukt het nooit duurzaam om te stoppen met regels. Het mooiste voorbeeld hiervan kwam ik tegen in een schrapsessie waar personeel in de organisatie te hoop liep tegen het feit dat de manager een zorgdocument moet aftekenen. Dat vertraagde het proces enorm en voegde inhoudelijk niets toe (een ingesleten overbodige veiligheidsmaatregel dus). Maar iedereen bleef volhouden dat het wel nodig was, omdat… en vul daar maar steeds een andere partij in. VWS wil het! (euh nee hoor, ik ben van VWS en wij willen dit niet). Van de gemeente moet het! (euh nee hoor, ik ben de beleidsmedewerker van de gemeente en in ons beleid staat dit niet). Laag na laag pelden we af, tot uiteindelijk overbleef: van de directeur moet het! De directeur moest even gehaald worden – zij zat op dat moment niet aan tafel – maar toen zij even later dit verhaal voorgeschoteld kreeg, sprak zij tot ieders verbazing de woorden: ‘Die handtekening? Maar die verplichting heb ik toch twee jaar geleden al afgeschaft?’.
Continu, en samen schrappen
Soms hoor je in de media of in de politiek mensen roepen dat ‘het allemaal eenvoudiger moet’. Dat we met zijn allen te veel geld weggooien met overbodige regels. Dat dit een ‘quick fix’ is: schaf gewoon die bureaucratie af en alles wordt beter. Ik heb gezien dat dat onzin is: duurzaam slimmer werken vergt commitment van alle partners en alle partijen binnen een netwerk. Het is lastig om voor elkaar te krijgen, ook al is de beloning zo overduidelijk zichtbaar. Echt schrappen, doe je samen. En doe je in een proces, niet als een actie. Omdat regels net onkruid zijn: ze blijven maar opkomen en groeien. De neiging om te regelen is zo groot, dat we over-regelen, als we niet continue blijven schrappen. Ook daar gaat de parallel met onkruid op: onkruid wieden is nooit klaar! Daar waar je net geweest bent, komt het achter je rug net zo vrolijk weer op.
Heeft het dan wel zin om te ontregelen? Is het niet onmogelijk vechten tegen de bierkaai? Ik denk dat het zeker zin heeft. Want in organisaties en netwerken waar mensen daadwerkelijk samen aan de slag gegaan zijn met het schrappen van onnodige regels, heeft dit echt iets opgeleverd (zes uur per week!). Naast concreet meer tijd voor de inhoud van het werk, heeft het wellicht als belangrijkste opbrengst gehad dat regels zichtbaar zijn geworden. Dat de verschillende partijen in het netwerk weten dat ze regels ook echt weer kunnen afschaffen, als ze hun langste tijd gehad hebben. En dat ze daarvoor zelf aan zet zijn: de professional om aan te geven dat zij/hij ergens last van heeft, de manager om terug te zoeken wat de regel eigenlijk voor doel had en of dat nog steeds zo nodig is, de bestuurder om koers te kiezen en hiermee ruimte te scheppen voor het schrappen en bijstellen. Gemeenten en instellingen samen om steeds weer met elkaar te bespreken: werken onze afspraken nog? Of verzwaren ze ons? Wat is het doel van de afspraken? En zijn onze huidige middelen nog steeds de beste manier om dit doel te bereiken?
Samen aan de slag
Dit gesprek, tussen de verschillende onderdelen van het netwerk rondom de jongere in de jeugdzorg, is wellicht wel de grootste meerwaarde die ik heb zien ontstaan in drie jaar ontregelen. Samen aan de slag, niet alleen in het werk doen, maar ook samen steeds aan zet om het doen zo goed mogelijk te organiseren.
Ook aan de slag in jouw gemeente, organisatie of netwerk? Mail om een handleiding schrappen te ontvangen, waarmee je zelf aan de slag kan! Natuurlijk kunnen we ook altijd kijken of we ergens bij kunnen ondersteunen. Er is immers nog altijd veel te ont-regelen.